Privacyverklaring studenten

Het College van Bestuur van ROC MN is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die in deze privacyverklaring staan beschreven.

We verwerken persoonsgegevens van onze studenten alleen als we hiervoor een wettelijke grondslag hebben. Mogelijke doeleinden waarvoor we dit doen zijn:

• Het inschrijven voor een opleiding;
• Het bijhouden van je cijfers, studievoortgang en aanwezigheid;
• Het begeleiden tijdens je opleiding, bijvoorbeeld door studiebegeleiders of mentoren;
• Het uitreiken van je diploma en cijferlijst na afronding van je opleiding;
• Het informeren over roosters, toetsen, wijzigingen en andere studie gerelateerde zaken;
• Het regelen van stageplaatsen en onderhouden van contact met je stagebedrijf;
• Het gebruik maken van digitale leeromgevingen, e-mail en andere onderwijs- en communicatiesystemen;
• Het naleven van wettelijke verplichtingen, zoals het doorgeven van gegevens aan DUO of de Inspectie van het Onderwijs;
• Het treffen van voorbereidingen voor de aanschaf van jouw (digitale) leermiddelen;
• Het treffen van passende ondersteuning en begeleiding, afgestemd op jouw leerbehoeften

Wij kunnen, onder andere, de volgende gegevens van jou als student verwerken. 

• Naam, adres, contactgegevens en geslacht (zoals vastgesteld in het Basisregistratie Personen (BRP));
• Burgerservicenummer (BSN) en studentnummer;
• Pasfoto;
• Gegevens over geboortedatum en geboorteplaats;
• Nationaliteit en 2^e nationaliteit;
• Verblijfs- en visumgegevens;
• Gegevens over je vooropleidingen;
• Gegevens over je opleiding, cijfers en aanwezigheid;
• Gegevens over je stage of extra begeleiding;
• Gegevens over je gezondheid (bijvoorbeeld voor het treffen van speciale voorzieningen);
• Correspondentie met betrekking tot meldingen, verzoeken, klachten en bezwaar- en beroepsprocedures;
• Notities gemaakt door o.a. docenten en/of decanen;
• Financiële gegevens;
• Beelden beveiligingscamera.

Ben je nog geen 18 jaar? Dan vragen we ook gegevens van jouw ouder(s) of verzorger(s). We gebruiken deze gegevens alleen als dat nodig is voor jouw opleiding of begeleiding. Van je ouder(s) of verzorger(s) leggen we de volgende gegevens vast:

• Voor- en achternaam;
• Aanhef (zoals mevrouw of meneer);
• Adres, postcode en woonplaats;
• Telefoonnummer en e-mailadres.

We krijgen jouw persoonsgegevens meestal rechtstreeks van jou, bijvoorbeeld wanneer je je inschrijft voor een opleiding of contact met ons opneemt. Soms krijgen we jouw gegevens ook van anderen, zoals:

• De Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO), bijvoorbeeld om jouw inschrijving te regelen;
• Een voorgaande onderwijsinstelling, bijvoorbeeld om je eerdere resultaten te kunnen verwerken;
• Stagebedrijven of leerwerkplekken, bijvoorbeeld om je stage te begeleiden en te beoordelen.

Wij mogen jouw persoonsgegevens alleen gebruiken als daar een goede reden voor is. Die reden moet in de wet staan. Dat noemen we een wettelijke grondslag. ROC MN gebruikt jouw gegevens op basis van de volgende grondslagen:

Vervulling van een taak van algemeen belang

Als het om regulier onderwijs gaat, verwerken we jouw persoonsgegevens voor de diensten die nodig zijn om jou te laten studeren op basis van de grondslag vervulling van een taak van algemeen belang. We hebben deze gegevens dan nodig om onderwijs te geven en onze wettelijke taken uit te voeren. Voor ROC MN zijn deze taken vastgelegd in de Wet Educatie en Beroepsonderwijs (WEB).

Uitvoering van een overeenkomst

Als het om andere vormen van onderwijs gaat, verwerken we jouw persoonsgegevens op basis van de grondslag uitvoering van een overeenkomst. Dat betekent dat we jouw gegevens gebruiken om de afspraken uit te voeren die we met jou hebben gemaakt over het volgen van dit onderwijs. Dit geldt ook voor jouw inschrijving voor een open dag of andere evenementen die door ons is georganiseerd.

Wettelijke verplichting

We verwerken persoonsgegevens wanneer de wet dat van ons vraagt. Zo verzamelen en verstrekken we bijvoorbeeld persoonsgegevens aan DUO of onze accountant. 

Gerechtvaardigd belang

We verwerken persoonsgegevens als dat noodzakelijk is om onze gerechtvaardigde belangen te behartigen. Dit kan gaan om het gebruik van cameratoezicht, het plaatsen van sfeerfoto’s waarop je mogelijk te zien bent, of het maken van rapportages om onze dienstverlening en de kwaliteit van het onderwijs te verbeteren.

Vitale belang

We verwerken persoonsgegevens als dat nodig is om jouw vitale belangen te beschermen. Dit betekent dat we gegevens gebruiken in situaties waarin jouw leven of gezondheid ernstig in gevaar is en je zelf geen toestemming kunt geven. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren bij een zwaar ongeval of een acute medische noodsituatie.

Toestemming

We verwerken persoonsgegevens waarvoor wij jouw toestemming hebben gevraagd.

Als je meedoet met een enquête of inschrijft voor een nieuwsbrief kan er bijvoorbeeld aan je worden gevraagd of je toestemming geeft voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. 

Verwerken wij jouw persoonsgegevens op basis van toestemming? Dan kun je jouw toestemming op ieder moment intrekken. Vanaf dat moment verwerken wij je persoonsgegevens niet meer. 

Het kan voorkomen dat wij jouw persoonsgegevens delen met derden, omdat:

• Wij organisaties of personen hebben ingeschakeld om bepaalde gegevens te verwerken. Als deze organisaties daarbij jouw persoonsgegevens namens ons verwerken, noemen we hen ‘verwerkers’. Met deze verwerkers maken wij afspraken zodat zij zorgvuldig en vertrouwelijk met jouw gegevens omgaan. Deze afspraken leggen we vast in een verwerkersovereenkomst.
• Wij dat wettelijk verplicht zijn. Denk bijvoorbeeld aan het delen van gegevens met onze accountant of overheidsinstanties zoals DUO.

ROC MN probeert jouw persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken. Als wij verwerkers inschakelen, eisen wij dat zij persoonsgegevens op servers in de EER opslaan. Voor zover dat niet mogelijk is, omdat er bijvoorbeeld geen Europees alternatief is, nemen wij de nodige maatregelen om een passend beschermingsniveau te bieden voor de bescherming van jouw persoonsgegevens.

Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan nodig is. Zodra we jouw gegevens niet meer nodig hebben, worden ze verwijderd of gearchiveerd volgens de regels.

ROC MN volgt hiervoor de bewaartermijnen die zijn afgesproken in het mbo. Wil je precies weten hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard? Dan kun je het Documentair Structuurplan MBO bekijken via de website van de MBO Raad.

De AVG geeft jou rechten over jouw eigen persoonsgegevens. Hieronder lees je welke rechten je hebt als het gaat om jouw persoonsgegevens:

Recht op inzage

Je hebt het recht om de persoonsgegevens die wij van jou verwerken, in te zien.

Recht op rectificatie

Je hebt het recht de persoonsgegevens die wij van jou verwerken, te corrigeren of aan te vullen, als deze onjuist of onvolledig zijn.

Recht van bezwaar

Je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Recht op verwijdering

Je kunt ons verzoeken om jouw persoonsgegevens te verwijderen. Dat kan als:

1. we de gegevens niet meer nodig hebben voor het doel waarvoor we ze hebben verzameld;
2. je toestemming hebt gegeven en die nu intrekt, en er geen andere reden is om je gegevens te bewaren;
3. we je gegevens onterecht hebben verzameld. 

Recht om je toestemming in te trekken

Als je ons toestemming hebt gegeven om persoonsgegevens te verwerken, dan kun je deze toestemming altijd intrekken.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Als het technisch mogelijk is, heb je het recht om de persoonsgegevens die wij van jou verwerken te laten overdragen naar een derde partij.

Recht op beperking van verwerking

In sommige gevallen kun je ons verzoeken om het verwerken van jouw persoonsgegevens te beperken. Dit kan ook tijdelijk zijn. We mogen je gegevens dan alleen nog gebruiken:

1. als jij daar toestemming voor geeft;
2. als we ze nodig hebben voor een rechtszaak;
3. om de rechten van andere mensen te beschermen.

Wil je jouw gegevens bekijken, laten verwijderen of laten corrigeren? Dan kun je dit contactformulier invullen. Schrijf daarin duidelijk wat je vraag is over de AVG en waar we je mee kunnen helpen. 

Wij zullen in principe binnen één [1] maand aan jouw verzoek voldoen. Deze periode kan met twee [2] maanden worden verlengd. Dit kan gebeuren als er redenen zijn die te maken hebben met de specifieke privacyrechten of als het verzoek ingewikkeld is. Als wij de periode verlengen, dan stellen wij jou daar tijdig van op de hoogte. Bij jouw verzoek kunnen wij je vragen om je te identificeren, zodat we er zeker van zijn dat jij de juiste persoon bent van wie de persoonsgegevens zijn. 

We nemen geen geautomatiseerde beslissingen die wezenlijke gevolgen hebben voor jou als student. 

We nemen technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens goed te beveiligen. We zorgen dat deze maatregelen passen bij het soort gegevens dat we verwerken en bij de risico’s die er zijn.  Heb jij een zwakke plek in één van onze systemen gevonden? Dan vragen wij je dit aan ons te melden, zodat wij snel gepaste maatregelen kunnen treffen. Dit kan door onze Responsible Disclosure te volgen.