Privacyverklaring sollicitanten

Het College van Bestuur van ROC MN is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die in deze privacyverklaring staan beschreven.

We verwerken persoonsgegevens van sollicitanten alleen als we hiervoor een wettelijke grondslag hebben. Mogelijke doeleinden waarvoor we dit doen zijn: 

• Het beoordelen van de geschiktheid van de sollicitant;
• Het uitvoeren van de sollicitatieprocedure zoals het uitnodigingen van de sollicitant voor een gesprek of het stellen van (vervolg)vragen naar aanleiding van het gesprek;  
• Het maken en versturen van het contractvoorstel;
• Het uitvoeren van een persoonlijkheids- en capaciteitentest voor managementfuncties;
• Het kunnen beantwoorden en afhandelen van vragen of klachten;
• Het informeren over nieuwe vacatures die bij jouw opgegeven voorkeuren passen.

We kunnen de volgende persoonsgegevens van sollicitanten verwerken:

• Voor- en achternaam;
• Adres en woonplaats;
• E-mailadres;
• Telefoonnummer;
• Gegevens over je opleidingen, voorafgaande dienstverbanden en andere gegevens relevant met het oog op het vervullen van de functie;
• Gegevens over het gemaakte assessment;
• CV;
• Motivatiebrief.

Je bent niet altijd verplicht om bepaalde gegevens te geven. Als we gegevens niet ontvangen die wettelijk of voor je arbeidsovereenkomst nodig zijn, kan het zijn dat we je dienstverband of sollicitatie niet kunnen starten.

Wij ontvangen jouw gegevens meestal rechtstreeks van jou, bijvoorbeeld wanneer je solliciteert via onze website. Heb je een assessment gedaan, dan ontvang jij de resultaten als eerste. Het is vervolgens jouw keuze of je deze resultaten met ons wilt delen.

Wij mogen jouw persoonsgegevens alleen gebruiken als daar een goede reden voor is. Die reden moet in de wet staan. Dat noemen we een wettelijke grondslag. ROC MN gebruikt jouw gegevens op basis van de volgende redenen:

Gerechtvaardigd belang

We verwerken persoonsgegevens als dat noodzakelijk is om onze gerechtvaardigde belangen te behartigen.We hebben er belang bij om jouw persoonsgegevens te verwerken om zo het sollicitatieproces uit te kunnen voeren en nieuw personeel aan te kunnen nemen.

Uitvoering van een overeenkomst

We verwerken jouw persoonsgegevens als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst. Denk aan het doorlopen van de precontractuele fase en het kunnen aangaan van een arbeidsovereenkomst met jou.

Toestemming

Wanneer je aangeeft op de hoogte te willen blijven voor nieuwe vacatures of voor het uitvoeren van referentiechecks, vragen wij je toestemming om je gegevens daarvoor te gebruiken.

Verwerken wij jouw persoonsgegevens op basis van toestemming? Dan kun je jouw toestemming op ieder moment intrekken. Vanaf dat moment verwerken wij je persoonsgegevens niet meer. 

Het kan voorkomen dat wij jouw persoonsgegevens delen met derden, omdat:

• Wij organisaties of personen hebben ingeschakeld om bepaalde gegevens te verwerken. Als deze organisaties daarbij jouw persoonsgegevens namens ons verwerken, noemen we hen ‘verwerkers’. Met deze verwerkers maken wij afspraken zodat zij zorgvuldig en vertrouwelijk met jouw gegevens omgaan. Deze afspraken leggen we vast in een verwerkersovereenkomst.

ROC MN probeert jouw persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken. Als wij verwerkers inschakelen, eisen wij dat zij persoonsgegevens op servers in de EER opslaan. Voor zover dat niet mogelijk is, omdat er bijvoorbeeld geen Europees alternatief is, nemen wij de nodige maatregelen om een passend beschermingsniveau te bieden voor de bescherming van jouw persoonsgegevens.

Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan nodig is. Zodra we jouw gegevens niet meer nodig hebben, worden ze verwijderd of gearchiveerd volgens de regels. 

Na het aflopen van de sollicitatieprocedure bewaren we jouw persoonsgegeven vier weken. Met jouw toestemming bewaren we de gegevens maximaal een jaar na het beëindigen van de sollicitatieprocedure. 

De AVG geeft jou rechten over jouw eigen persoonsgegevens. Hieronder lees je welke rechten je hebt als het gaat om jouw persoonsgegevens:

Recht op inzage

Je hebt het recht om de persoonsgegevens die wij van jou verwerken, in te zien.

Recht op rectificatie

Je hebt het recht de persoonsgegevens die wij van jou verwerken, te corrigeren of aan te vullen, als deze onjuist of onvolledig zijn.

Recht van bezwaar

Je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Recht op verwijdering

Je kunt ons verzoeken om jouw persoonsgegevens te verwijderen. Dat kan als:

1. we de gegevens niet meer nodig hebben voor het doel waarvoor we ze hebben verzameld;
2. je toestemming hebt gegeven en die nu intrekt, en er geen andere reden is om je gegevens te bewaren;
3. we je gegevens onterecht hebben verzameld. 

Recht om je toestemming in te trekken

Als je ons toestemming hebt gegeven om persoonsgegevens te verwerken, dan kun je deze toestemming altijd intrekken.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Als het technisch mogelijk is, heb je het recht om de persoonsgegevens die wij van jou verwerken te laten overdragen naar een derde partij.

Recht op beperking van verwerking

In sommige gevallen kun je ons verzoeken om het verwerken van jouw persoonsgegevens te beperken. Dit kan ook tijdelijk zijn. We mogen je gegevens dan alleen nog gebruiken:

1. als jij daar toestemming voor geeft;
2. als we ze nodig hebben voor een rechtszaak;
3. om de rechten van andere mensen te beschermen.

Wil je jouw gegevens bekijken, laten verwijderen of laten corrigeren? Dan kun je dit contactformulier invullen. Schrijf daarin duidelijk wat je vraag is over de AVG en waar we je mee kunnen helpen. 

Wij zullen in principe binnen één [1] maand aan jouw verzoek voldoen. Deze periode kan met twee [2] maanden worden verlengd. Dit kan gebeuren als er redenen zijn die te maken hebben met de specifieke privacyrechten of als het verzoek ingewikkeld is. Als wij de periode verlengen, dan stellen wij jou daar tijdig van op de hoogte. Bij jouw verzoek kunnen wij je vragen om je te identificeren, zodat we er zeker van zijn dat jij de juiste persoon bent van wie de persoonsgegevens zijn. 

We nemen geen geautomatiseerde beslissingen die wezenlijke gevolgen hebben voor jou als sollicitant. 

We nemen technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens goed te beveiligen. We zorgen dat deze maatregelen passen bij het soort gegevens dat we verwerken en bij de risico’s die er zijn.  Heb jij een zwakke plek in één van onze systemen gevonden? Dan vragen wij je dit aan ons te melden, zodat wij snel gepaste maatregelen kunnen treffen. Dit kan door onze Responsible Disclosure te volgen.